INFO MAIRIE - Offre d'emploi

La commune de Solliès-Toucas recrute : 

Un agent du service population

Chargé(e) d’assurer le secrétariat du service de police municipale, la suppléance de l’Officier d’état-civil. De traiter, de manière alternée, les demandes des usagers de l’Agence Postale Communale. Suppléer l’agent d’accueil dans les missions de gestion du courrier et location des salles.

MISSION SECRÉTARIAT POLICE MUNICIPALE

Rédaction et traitement des demandes des usagers : traiter les demandes d’autorisations d’occupation du domaine public, rédiger les courriers et les actes administratifs qui en découlent, assurer la communication transversale induite par la prise des actes, suivre l'évolution des textes législatifs et réglementaires.

Cette mission transversale est réalisée en lien fonctionnel avec le directeur du pôle sécurité, sous couvert de la directrice du pôle population.

MISSION ÉTAT-CIVIL (en suppléance)

Gestion des actes d'état civil : identifier les demandes du public, établir et contrôler les actes d'état civil, mettre à jour les connaissances liées à l’exercice de la fonction d’officier d’état-civil.

Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.), apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.), contrôler l'authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.).

Établissement des dossiers d’état civil : PACS, mariage, changement de nom ou de prénom : accueillir les demandeurs et, le cas échéant, apprécier le consentement mutuel ; ou l’intérêt légitime à changer de prénom. Assurer le suivis des dossiers, les éventuels signalements au Procureur de la République, et transmettre les avis de mentions.

Tenue administrative des registres d'état civil : délivrer sur demande des extraits de registres gratuits, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés, rédiger des mentions et des courriers ; transmettre les registres au Procureur de la république et veiller à la bonne tenue des registres.

Réception du public en matière d’état-civil : assurer la transmission des informations nécessaires au regard de la demande des administrés dans le respect de la règlementation.

MISSION AGENCE POSTALE COMMUNALE (en alternance)

Réception et gestion des demandes des utilisateurs en matière de services postaux : affranchir les lettres, colis ou recommandés, vendre les produits (timbres, enveloppes, emballages….).

Traitement des demandes en matière de services financiers : retrait ou versement d’espèces sur compte courant, Postépargne ou livret d’épargne dans les limites fixées par la convention LPAC, transmission au bureau centre pour traitement des demandes de services liés au CCP, des procurations liées aux services financiers, transmission au centre financier pour traitement direct des demandes de dépôt de chèques sur CCP et comptes épargne.

Renseignement du public : accompagner les usagers de la borne tactile.

MISSION ACCUEIL & LOCATIONS SALLES (en suppléance)

Accueil physique et téléphonique du public : accueillir le public avec amabilité, prendre des messages, s'exprimer clairement et reformuler les demandes, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, appliquer les règles de communication, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous, mettre en relation des correspondants, gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d'urgence, conserver neutralité et objectivité face aux situations, s'adapter aux publics de cultures différentes, adapter son intervention aux différents publics, gérer un système de mesure de la fréquentation, réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès, faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.

Renseignement et orientation du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, présenter des documents d'information et de communication, gérer un planning de permanences des institutionnels (planning mairie, aide juridique, mission locale…) et  de renseigner les usagers en matière de location de salles communales, orienter vers les personnes et services compétents, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, aider à rédiger des documents administratifs.

Gestion et affichage d'informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

Gestion des prêts et locations de salles communales : gérer les plannings et traiter les réponses administratives, prendre en charge la caution et le règlement, transmettre les pièces au régisseur.

MISSION COURRIER (en suppléance)

Réception et enregistrement du courrier entrant : réceptionner le courrier, enregistrer le courrier (multi support : fax, mail, papier) dans le logiciel dédié et ventiler le courrier par service.

Garantir la traçabilité du courrier entrant : rendre compte et tenir à jour le logiciel métier.

Optimisation du logiciel métier : gérer les accusés de réception dans les délais, le cas échéant et accompagner les services dans la bonne utilisation du logiciel.

Garantir la transmission des informations : relever la messagerie générale au moins 2 fois par jour, appliquer une vigilance particulière à la transmission des informations les veilles de week-end et jours fériés, hiérarchiser les informations selon leur importance et les transmettre aux destinataires avec pertinence.

COMPÉTENCES

Maîtrise de la rédaction des arrêtés de police municipale,

Maîtrise des techniques d’accueil du public,

Connaissance de la législation (Code civil et législation funéraire),

Maitrise des règles communes à la rédaction des actes d'état civil,

Connaissances des procédures administratives,

Connaissance du logiciel état-civil Berger Levrault appréciée,

Maîtrise des outils Bureautique,

Connaissance de l’environnement territorial.

SAVOIR-ÊTRE

Sens de l’anticipation et de l’organisation,

Méthodique et rigoureux,

Bonne communication orale et écrite,

Autonomie, pragmatisme et réactivité,

Discrétion et éthique professionnelle,

Sens de la solidarité,

Sens du service public.

POSTE A POURVOIR AU 1^er SEPTEMBRE 2023

Rémunération statutaire + primes

Adressez votre candidature par mail

A Monsieur le Maire

A l’adresse suivante : vanessa.gaillard@mairie-sollies-toucas.fr

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